Facturação online... ou não Como diz o outro, facturar is a PITA. Não me entendam mal, sabe bem e é bom sinal, :-) mas não deixa de ser uma seca monumental o que se tem de fazer todos os meses.
Pessoalmente, como uso um Mac, acabei por escolher o Invoy depois de testar alternativas do mundo Windows. Tem a vantagem de não ser Windows e de não ter que arrancar nenhuma máquina virtual para o correr, é simples... e acaba aí.
Vá-se lá saber porquê, e mesmo depois de um update recentemente para o tornar compatível com o Snow Leopard, coisas tão simples como "quanto me devem", "quanto facturei este mês/ano" não são possíveis de se saberem, a não ser que se pegue numa calculadora ou se vá lamber papel. Pior, ainda estou para saber se o Invoy vai estar de acordo com as últimas normas. Isto porque da última vez que enviei um simples email para a empresa com perguntas deste género ficou sem resposta, o que não é muito abonador. Mas pronto, até agora tem dado conta do recado e a troca de software não deve ser assim tão complicada, se for caso disso.
Ora, um dos projectos que mais me agradou nos últimos tempos, é precisamente uma aplicação de facturação online, o InvoicExpress, lançado há uns meses atrás pela Rupeal. Sim, existem n serviços de facturação on-line, mas para quem factura cá em Portugal, exportar em SAFT-PT é, digamos, importante.
Tal como o Invoy, o InvoicExpress é destinado mais para a facturação de serviços. Não têm gestão de stocks e coisas desse género, mas as comparações acabam aí.
Sim, o Invoy custa €25 e o InvoicExpress tem um custo mensal, mas para o meu caso específico o InvoicExpress tem uma killer feature que só por si justifica o preço, o agendamento de facturas recorrentes.
Criam-se os items, a factura, o cliente, o dia do mês e basta isso para que o cliente, sem nossa intervenção, receba na sua caixa de email um PDF com a factura desse mês. That simple. Quando 80% dos clientes, no caso específico, podem ser tratados desta maneira, uma pessoa fica a pensar no que ainda está a fazer com a aplicação desktop (sim, devem haver aplicações desktop que fazem o mesmo, mas a que preço?).
No meu caso não necessito, mas ainda poderia incluir automaticamente na factura referências Multibanco para se efectuar o pagamento.
Mas não acaba aqui.
E se eu tiver um serviço, em que o cliente subscreve/compra os serviços/produtos online, recorrentes ou não ? Sempre que isso acontece, tenho de ir ao site e criar uma factura ? Para isso foi lançada a semana passada a API. Na prática, se quiser, mal o cliente está a acabar de fazer a compra já lhe estou a enfiar no email a factura com os dados de pagamento, automáticamente.
No fim, a meu ver, preocupações, só uma. Privacidade.
Para muitos serviços, a facturação, os clientes, não são passíveis de estar em ao alcance de outros. Para muitos não será crucial, para outros poderá ser um show stopper (nem que seja apenas na cabeça). Eu ainda estou no meio, mas vontade não me falta para me deixar de chatear...
É um grande dilema mesmo mas, como dizes, a partir do momento que a "facilidade e conveniência" pesar mais que a hipotética falta de "privacidade dos dados"... é usar e pronto. por Carlos Martins a 26 Novembro 2009 - 15:39
Gestix
Experimenta o Gestix. www.gestix.com por João Lúcio a 26 Novembro 2009 - 15:49
10 anos é muito tempo
A feature da facturação automática é realmente importante. Em empresas com avenças mensais, não há razão nenhuma para ter de se fazer uma factura manualmente igual todos os meses.
Não sou informático, mas o formato SAFT-PT parece-me extremamente simples. É por num formato xml standart os dados que estão nas tabelas do software. Basta haver procura, ou um parceiro em Portugal, e isso será feito.
A única questão com o serviço em vez de software, coloca-se relativamente à longevidade dos dados.
A empresa tem a responsabilidade de guardar os dados durante dez anos e ter disponível um software que o permita consultar.
Para aceitar facturar por um serviço on-line, só o faria se:
. Fosse possível exportar toda a informação num ficheiro backup que pode ser guardar como entendesse (on line ou físico, não interessa, queria ter o back up à minha responsabilidade).
. Fosse disponibilizado uma versão software que permitisse aceder a esse ficheiro, consultar e imprimir toda a informação.
. Obviamente, exportasse SAFT-PT (incluindo o ponto anterior)
Caso estes três pontos não se verifiquem estamos a ficar dependentes de terceiros perante obrigações legais que podem resultar em pesadas multas.
Porque imagina que a empresa que fornece o serviço vai à falência e corta o serviço.
Mesmo tendo um contrato de responsabilidade, este de pouco serve se a empresa desaparecer.. por Nuno Saraiva a 27 Novembro 2009 - 11:33
Facturação, a minha
Só para ficar esclarecido que quando ponderava por a facturação num serviço on-line era a minha. NUNCA de clientes (sim, aí está outra hipótese de chutar a pita para outro, pedir orçamento ao contabilista para o fazer).
Esta facturação ao abrigo da garantia de confidencialidade com os clientes, nunca seria posto num serviço on-line. Nem sequer faço backups on-line de dados de contabilidade, por este mesmo motivo. por Nuno Saraiva a 27 Novembro 2009 - 16:12
Invoic€xpress
Em primeiro lugar agradeço em nome da equipa Invoic€xpress a simpática referência ao nosso software neste blog.
Estamos continuamente a trabalhar e a melhorar o nosso produto que acreditamos ser a ajuda certa na facturação de PME's e Freelancers.
Quanto às questões levantadas:
Privacidade: Dispomos de medidas que visam garantir ao máximo a segurança dos dados (http://www.invoicexpress.com/security), pelo que grande parte deles são cifrados. Para além disso, temos também como código de ética preservar ao máximo a privacidade dos nossos clientes: apenas uma pessoa da nossa equipa técnica tem acesso ao dados, em caso de estrita necessidade, estando fortemente comprometido a não revelar qualquer tipo de informação.
Longevidade dos dados: os nossos clientes podem guardar toda a sua informação de facturação do Invoic€xpress. Podem exportar todos os dados da conta (Facturas, Clientes, Produtos, Dados de Conta, Utilizadores, Séries e Taxas) em formato XML; exportar os seus clientes, facturas e items em XLS, CSV ou XML; assim como exportar o SAFT-PT.
Embora possibilidade seja remota, no caso de falência consideraríamos várias hipóteses, incluindo a de permitir o acesso ao código fonte do software, para que os nossos clientes não saíssem prejudicados. A RUPEAL está em franco crescimento. No nosso serviço de Outsourcing dispomos já de 30 consultores alocados, tendo em conta que estamos a operar apenas desde 2007. Por seu lado, o Invoic€xpress, apesar de ainda mais recente, tem tido uma óptima aceitação e temos já bastantes clientes, pelo que as nossas previsões apontam para um crescimento sólido e galopante.
Também a Datagen tem no mercado uma solução para gestão comercial online, a funcionar sob a forma de portal, desde há cerca de um ano. Enquanto responsável pelo desenvolvimento técnico e implementação dessa plataforma, confesso que já não consigo ver as vantagens das aplicações de gestão comercial tradicionais sobre as que são desenvolvidas para trabalhar em ambiente web.
Os argumentos da segurança não são válidos. Tanto na plataforma da Datagen como nas da maioria dos nossos concorrentes, a transmissão de dados é encriptada.Para além disso, diz-me a experiência estão muito mais expostos a violações de privacidade e a danos irreparáveis nos computadores dos clientes do que nos webservers de profissionais. Quanto à garantia de longevidade dos dados, eles estão de longe mais seguros confiados permanentemente aos recursos de profissionais dedicados do que nos recursos dos seus proprietários. Acresce ainda que, tal como nos diz a colega Ana Teresa Silvestre, o cliente pode sempre extrair os seus dados, quanto mais não seja por meio do seu SAFT-PT. À partida, um dos critérios de selecção deverá ser precisamente a forma como a plataforma permite a integração dos seus dados com outras aplicações e a liberdade que confere ao proprietário dos dados no sentido de em qualquer momento os recolher para si próprio num formato utilizável. No caso da Datagen é utilizado o XML para portabilidade entre aplicações, e o PDF como forma de manter documentação em arquivo digital do lado do cliente. Provávelmente no futuro serão ainda implementados outros formatos relevantes, como o CSV.
Por outro lado, temos a questão da manutenção e do permanente aumento de qualidade e funcionalidades do software 'web based', que nas aplicações locais só é conseguido com a realização de updates caso a caso, muitas vezes com consequências imprevisiveis.
Num outro plano, temos que considerar ainda as vantagens que são exclusivas das plataformas web: compatibilidade entre sistemas operativos, acessibilidade global, longevidade da solução, possibilidade de integração com outras plataformas como websites com lojas virtuais, etc,etc.
Acho que o cliente que opta por uma solução de facturação online tem à partida que procurar ter apenas um cuidado: tentar conhecer muito bem quem lhe vai fornecer o serviço, e a sua capacidade para se constituir como solução. O preço do serviço é importante, mas o factor decisivo para a escolha é o mesmo que tem que existir quando se escolhe um médico, um advogado ou um contabilista: reconhecida capacidade para recolher confiança. por datagen.eu a 10 Fevereiro 2010 - 21:32
Blogmaster
Tem 34 anos, é natural de Vila Nova de Famalicão mas mora no Porto desde que veio para a universidade... bem, morou. Agora já casado, está pela Maia. Anda pela internet há já uns 14 anos tendo trabalhado em vários projectos como foram o caso do Mail.pt ou no Sapo. Também conhecido como o responsável pelo ITJobs e o Destakes entre outras brincadeiras.
De resto já bloga há uns 9 anos apesar de ter perdido parte da "vida" numa mudança de hosting provider. Algumas restias ainda por aí andam... ah, e o email de contacto está no footer.
não chateiem com os erros de Português... "the bad spelling is part of the charm". ;-)
escusado será dizer que as opiniões aqui expressas são minhas e só minhas, e não de outros ou da empresa onde trabalho
qualquer outro bitaite... ramblings at karlus.net
não, não é powered by MovableType
ou Wordpress, é powered by código meu em PHP
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26 Novembro 2009 - 10:25
